Alla scoperta del mansionario aziendale

Cos’è, a cosa serve e come agevola i processi di recruiting

Si parla poco e con poca precisione del mansionario aziendale. Eppure si tratta di uno strumento importante sia per avere un panorama chiaro dell’organizzazione interna e delle competenze dell’organizzazione, sia per nutrire i processi di recruiting e talent acquisition, agevolandone la riuscita.

Cosa si intende per mansionario aziendale

Innanzitutto serve dare una definizione di mansionario aziendale: si tratta di un testo che riempie un modello con tutte le attività operative che il dipendente svolge nell’organizzazione. Il documento può essere compilato in modo più o meno dettagliato e aiuta a chiarire cosa ciascuno deve fare, quali compiti ogni persona è tenuta a svolgere e a che risultati portano. 

Si tratta dunque di un compendio molto utile sia per chi organizza e gestisce i processi di lavoro, sia per i dipendenti: i primi hanno sott’occhio le dinamiche di tutti gli ingranaggi che compongono la complessa macchina aziendale, i secondi possono contare su un elenco puntuale di mansioni. 

Entrambi possono rivalutare il proprio operato anche in base alle discrepanze tra mansionario aziendale ed effettive attività svolte quotidianamente.

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Come fare un mansionario aziendale?

Il passo successivo è capire come redigere un mansionario aziendale. Le cose da valutare sono diverse: quali sono le figure coinvolte nei processi aziendali? Come si relazionano tra loro nello svolgimento dei compiti? Ci sono figure di backup in alcune fasi?

In questo modo si va a costruire una mappa delle aree di competenze, delineandone le dinamiche e le attività di base in una descrizioni generale, ed è più semplice assegnare un singolo dipendente a una di esse.

Dopo aver indagato tutte queste questioni, è possibile compilare un file, spesso un Excel, in cui segnare tutte le mansioni attribuibili alle persone che compongono il team aziendale.

A stesura completata, può essere utile parlarne con gli interessati e verificare se quanto ipotizzato corrisponda effettivamente alla realtà operativa quotidiana, così da correggere eventuali inesattezze, che i dipendenti siano consci delle proprie responsabilità e le informazioni siano condivise.

Chiaramente, il mansionario è uno strumento flessibile: viene redatto una volta individuati i processi aziendali chiave, secondo obiettivi da raggiungere e strategie idonee per centrare i traguardi, ma che evolvono nel tempo. Per questo è possibile ricompilarlo e adeguarlo, così da avere sempre una visione precisa di quanto accade.

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Come il mansionario aziendale dialoga con l’organigramma

Mansionario aziendale e organigramma sono strettamente correlati: andrebbero stesi in momenti affini, così che il primo documento spieghi e giustifichi il secondo, che a sua volta troverà nel mansionario un alleato per la definizione delle diverse posizioni.

Insomma, il mansionario aziendale permette al datore di lavoro di attribuire a ogni area i giusti compiti e di determinare così anche l’organigramma.

Il mansionario dà anche la possibilità di variare le mansioni di un lavoratore in due modalità specifiche: orizzontale, ovvero attribuendogli compiti equivalenti a quelli per i quali è stato assunto; verticale, assegnandogli mansioni più importanti e dunque alzandone il livello.

Più delicata la questione del demansionamento e di un conseguente inquadramento inferiore, regolato dai diversi CCNL in modo specifico.

Il mansionario aziendale è obbligatorio? Come aiuta il reclutamento?

Chiarita l’importanza del mansionario aziendale, viene spontaneo porsi una domanda: è obbligatorio redigerne uno? La risposta puntuale è no, ma è altrettanto chiaro che farne a meno significa privarsi di uno strumento molto utile all’analisi e alla organizzazione dei processi interni all’impresa.

Inoltre, un mansionario aziendale ben fatto aiuta il recruiting e la talent acquisition, poiché serve a comprendere le posizioni e le competenze chiave per ciascun business, a individuare punti di forza da proteggere e punti deboli da migliorare, anche grazie a una attenta selezione del personale, nonché a strutturare una job rotation sostenibile e a snellire alcuni processi aziendali.

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Chiarire cosa ciascuno fa e deve fare, mettendolo per iscritto in un documento ufficiale, significa aver chiaro il suo ruolo all’interno dell’organizzazione, favorire il percorso di assunzione di nuovi potenziali candidati e la trasparenza interna.

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