Come digitalizzare i processi HR

08/03/2022

La digitalizzazione sta ormai diffondendosi in ogni aspetto della vita aziendale e coinvolge sempre più anche i processi HR. Ma in cosa consiste, esattamente, il passaggio al digitale per il mondo delle risorse umane? Può essere utile approfondire l’argomento, considerando i tanti vantaggi che una gestione immateriale e paperless (o quasi) offre.

Cosa si intende per digitalizzazione dell’HR

Digitalizzare i processi HR significa innanzitutto gestire attraverso software dedicati tutti i dati e le informazioni riguardanti i dipendenti, così da ottimizzarne il benessere organizzativo aziendale, l’analisi e favorire i percorsi decisionali. 

Monitorare assenze, produttività, flussi operativi in modo digitale e automatizzato aiuta a definire al meglio le tabelle retributive, i benefit aziendali e gli incentivi per ciascuna area o persona, nonché a formare e integrare al meglio i team di lavoro seguendo un piano formativo aziendale.

Digitalizzare l’HR significa anche digitalizzare i processi di ricerca e assunzione, così da renderli più veloci, fluidi, equiparabili e migliorare la qualità finale dei risultati.

In poche parole, quando si parla di digitalizzazione dei processi HR si parla di efficientamento dell’organizzazione aziendale.

A cosa serve digitalizzare, tutti i vantaggi

Smaterializzare la gestione di alcuni processi HR porta indubbi vantaggi alle imprese.

• Maggiore agilità e sicurezza nell’archiviazione dei contenuti
  Perdere, trafugare e danneggiare i documenti è molto più complesso quando si tratta di file archiviati in cloud o su piattaforme simili. Inoltre, i sistemi evoluti sono completamente GDPR compliant ed evitano così alle aziende il rischio di pesanti sanzioni in caso di controlli delle autorità competenti.

• Ottimizzazione del processo decisionale
  Gestire il comparto HR almeno parzialmente attraverso sistemi digitale consente di archiviare documenti, accumulare e analizzare in maniera precisa innumerevoli dati e informazioni, così da supportare i responsabili di area in moltissime scelte: dall’organizzazione del lavoro alla valorizzazione del personale, dall’assunzione dei prospetti più adatti all’employer branding.

• Minore spazio occupato e migliore accesso ai documenti
  In tempi di lavoro da remoto, disporre di uno spazio digitale multiaccesso e sempre disponibile, per tutti gli utenti aziendali accreditati e da qualunque luogo, è un enorme vantaggio in termini di tempo e fruibilità, nonché un discreto risparmio di spazio fisico.

Come effettuare la digitalizzazione dell’HR

Ma come curare al meglio la fase di digitalizzazione dei processi HR? Seguendo qualche buona pratica. 

Si parte senza dubbio dalla scelta e dall’implementazione di un software dedicato, capace di salvare, gestire e proteggere i dati dei dipendenti, con accesso limitato solo a persone autorizzate. Adottare una tecnologia cloud permette di fare un ulteriore salto di qualità, in quanto estremamente sicura e flessibile, oltre che capace di offrire performance elevate a costi ridotti.

Serve poi stabilire processi standard, così da avere una base di procedure certe da personalizzare o modificare quando opportuno: i dati raccolti automaticamente dal sistema, se correttamente aggregati, permettono la continua ottimizzazione delle procedure stesse.

Integrare il sistema digitalizzato con la gestione degli stipendi, le strutture di formazione e di valutazione dei risultati permette di ottenere un unico ecosistema in grado di gestire un flusso di dati aggregati riguardanti la medesima persona o un team di lavoro, così da verificare al meglio gli sforzi e il successo di ogni iniziativa, nonché di trattare in maniera conforme al nuovo GDPR ogni informazione.

Per uno sviluppo ottimale dell’organizzazione, è opportuno stabilire e condividere obiettivi misurabili per ciascun dipendente (o gruppo di dipendenti), così che il sistema digitalizzato sia in grado di contribuire in modo ancora più efficace al processo di sviluppo e che tutti si sentano coinvolti dalla svolta digitale.

Infine, una considerazione attitudinale: occorre aprirsi al grande cambiamento che la digitalizzazione dei processi HR impone, pensandolo come un’occasione di successo, non come un ostacolo.

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