Workforce planning: cos’è, come si fa e quali vantaggi offre

06/11/2023

L’organizzazione della forza lavoro è un processo complesso e di grande importanza all’interno della struttura aziendale, poiché ha lo scopo di rendere il sistema più produttivo ed efficiente, migliorando la qualità del lavoro e la soddisfazione di ciascun dipendente al fine di raggiungere gli obiettivi d’impresa. Ma come funziona, precisamente?

Che cos’è il workforce planning

Il workforce planning è l’insieme di tutte le attività volte all’organizzazione strategica della forza lavoro. 
Chi si occupa della gestione delle risorse umane definisce le professionalità di cui l’impresa ha bisogno e i ruoli che ciascuna persona occupa, pianifica l’operatività di ogni figura e la inserisce nella pianificazione generale dei processi aziendali. Il planning, così gestito, consente di analizzare competenze presenti e da inserire, attività e capacità delle risorse operative, azioni da compiere per soddisfare le esigenze produttive e le esigenze personali, così da innescare una crescita virtuosa.
Il workforce planning comprende tutte le strategie di ottimizzazione della forza lavoro, dal recruiting alla retention, passando per la formazione interna e gli incentivi, e impatta sia sul presente, sia sul futuro dell’azienda.

A cosa serve il workforce planning

Organizzare la forza lavoro al meglio, nonché pianificarne lo sviluppo e i traguardi secondo metodologie precise, rafforza la cultura aziendale, migliora la qualità e la consapevolezza delle singole azioni produttive, facilita la ricerca e l’inserimento di nuove risorse e agevola la creazione di un team affiatato, che persegue i medesimi obiettivi. Tutto ciò rende l’azienda più appetibile per nuovi futuri candidati, capace di gestire e valorizzare i talenti, in grado di misurare i risultati e migliorare i propri processi in modo organico e coerente ai traguardi da raggiungere.

Come fare workforce planning

A seconda delle esigenze e degli obiettivi aziendali, si può pianificare l’organizzazione e lo sviluppo della forza lavoro in diverse fasi, con alcuni passaggi comuni alla maggior parte delle imprese, a prescindere dal settore di appartenenza e dal loro posizionamento nel mercato.

Il primo passo è la definizione della strategia, ovvero la comprensione degli obiettivi di medio-lungo termine e l’analisi dei fattori interni ed esterni che potrebbero supportarne o ostacolarne il raggiungimento. 

Il secondo passo è lo screening della forza lavoro, attraverso l’elaborazione di profili che raccolgono i dati anagrafici, le informazioni sulla tipologia di contratto, di collocazione, di livelli di performance e competenze di ogni dipendente. Sulla base di questo primo riscontro, si stabilisce quali sono le posizioni chiave e le più difficili da ricoprire, se vi sono criticità nel turnover del personale e quanto l’attuale organizzazione dei dipendenti sia funzionale. 

Il terzo passo è lo studio dell’operatività interna: si verificano i carichi di lavoro e la necessità di nuove tecnologie, l’esigenza di personale con competenze diverse rispetto a quelle già presenti in azienda. 

Il quarto passo è l’analisi del divario di competenze all’interno della forza lavoro, che permette di prevedere attività di formazione finalizzate a migliorare le conoscenze dei dipendenti e di conseguenza la loro posizione e le loro performance. Una volta esaminata la situazione e definiti gli ambiti di intervento, l’azienda deve programmare azioni precise volte a sanare le criticità emerse. 

Il quinto passo consiste nel definire e implementare un piano di organizzazione e sviluppo. Si identificano gli impatti di ciascuna azione sulla forza lavoro e sull’azienda, si definiscono con precisione i valori che verranno apportati da ogni azione introdotta e si cerca di prevedere quali saranno le conseguenze se l’azienda non sarà in grado di colmare le lacune che sono state messe in evidenza. Ogni fase va monitorata e ottimizzata, ove necessario.

Tutti i vantaggi del workforce planning

Una volta strutturato, il workforce planning porta vantaggi diretti non solo all’azienda, ma anche ai dipendenti.

• Capacità di far fronte a nuove esigenze aziendali.
• Riduzione dei costi aziendali causati da sovraffollamenti o carenze di personale.
• Miglioramento delle performance aziendali.
• Attrazione e fidelizzazione dei talenti.
• Miglioramento della cultura aziendale.
• Allineamento tra strategie HR e obiettivi di business.
• Opportunità di crescita e di ottenere incentivi e riconoscimenti.

Come LearK supporta il workforce planning

LearK, software innovativo per l’ottimizzazione del recruiting e della forza lavoro, aiuta il workforce planning attraverso funzionalità precise, come quella delle “liste”, che dà la possibilità di organizzare i CV ricevuti attraverso i diversi strumenti (sito web, social network aziendali, QR Code dedicato ecc.) secondo le aree lavorative, le divisioni e le competenze dei candidati.

Così, ogni qual volta c’è l’esigenza di trovare e assumere una nuova persona, si può cercare il curriculum direttamente nell’area di riferimento o le caratteristiche di riferimento, abbreviando la fase di screening e del primo confronto tra i candidati.

Per ogni lista è possibile generare un codice QR, da pubblicare sul sito aziendale o su supporti fisici come brochure, vetrofanie ecc., così da raccogliere le candidature secondo l’ordine desiderato e da organizzare al meglio l’archivio digitale dei CV. Le liste possono essere ulteriormente personalizzate per ruoli, competenze e geolocalizzazione.